MANAJEMEN SISTEM INFORMASI KANTOR ADVOKAT

 Tugas Terstruktur 6

A.  Definisi Sistem Informasi

Alfatta (dalam Sumarlin dan Zainudin, 2014) menyatakan bahwa sistem dalam arti luas merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling terhubung satu dengan yang lainnya untuk mencapai sebuah tujuan. Sistem informasi adalah sekumpulan elemen-elemen yang diorganisasikan dan diolah menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

B.  Membangun Sistem Informasi

Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Saat merancang sistem informasi baru, kita mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi proses bisnis dan organisasi secara keseluruhan. Berikut adalah 7 langkah membangun sistem informasi :

1.    Perencanaan

Orang bijak mengatakan untuk mencapai seribu langkah harus dimulai dengan satu langkah. Demikian juga dengan membangun sistem informasi, langkah pertama kita adalah membuat perencanaan(planning).

Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. kalau kita ingin membangun rumah maka kita akan melakukan perencanaan bagaimana pondasinya , bagaimana struktur bangunannya, mau memakai material apa saja, apa warna dindingnya, tak ketinggalakan pula merencanakan anggaran budget yang harus kita keluarkan.

2.    Analisa

Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa (analyst). Analisa adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu.

Analisa dilakukan oleh Business Processs Analyst (BPA) yang berpengalaman dan/atau memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa.

3.    Desain

Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (desgin). Desain adalah langkah yang sangat penting dalam siklus SDLC karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi. kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.

Ada 2 jenis desain yang dibuat di langkah ini, yaitu desain proses bisnis dan desain pemrograman.

a. Desain Proses Bisnis

b. Desain Pemrograman

Desain pemrograman dilakukan oleh Sistem Analis (SA) yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. desain ini akan menjadi pedoman bagi programmer untuk menulis source code. Desain pemrograman meliputi :

1). Desain database

2). Desain Screen Layout

3). Desain Diagram Proses

4). Desain Report Layout

4.    Pengembangan

Pekerjaan yang dilakukan di tahap pengembangan (development) adalah pemrograman. Pemrograman adalah pekerjaan menulis program komputer dengan bahasa pemrograman berdasarkan algoritma dan logika tertentu. orangnya disebut Programmer.

5.    Testing

Tak ada gading yang tak retak, sebuah peribahasa yang berarti tidak ada yang sempurna di dunia ini.Hal ini berlaku juga pada sistem informasi buatan manusia. oleh sebab itu, perlu suatu proses untuk menguji mutu sistem informasi . proses ini lazim disebut testing.

Testing adalah proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian hasil sebuah sistem informasi dengan hasil yang diharapkan.

6.    Implementasi

Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama.

Proses Implementasi :

a. Memberitahu user

b. Melatih user

c. Memasang sistem (install system)

d. Entri/Konversi data

e. Siapkan user ID

7.    Pengoperasian dan Pemeliharaan

Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan.  selama sistem informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaa rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi, antara lain :

a. System Maintenance

b. Backup & Recovery

c. Data Archive

C.  Komponen Sistem Informasi Law Firm

O’Brien (2004) Menyatakan bahwa sistem informasi terdiri dari lima komponen :

1.    Sumber daya manusia (People resource)

Manusia diperlukan dalam seluruh operasi sistem, Sumber manusia termasuk pemakai terakhir dan ahli sistem informasi. Pemakai terakhir (disebut juga pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi.

2.    Sumber daya perangkat lunak (Software resource)

Sumberdaya perangkat lunak dapat diartikan sebagai segala hal yang diperlukan dalam intruksi pemrosesan informasi, perangkat lunak yang dimaksud bukan hanya berupa  program yang secara langsung dapat di operasikan dan mengendalikan komputer, akan tetapi juga merupakan prosedur yang diperlukan dalam sistem informasi.

3.    Sumber daya perangkat keras (Hardware resource)

Perangkat keras pada sistem terdiri dari mainframe, microcomputer, minicomputer, alat penyimpanan data (storage), pencetak, dan alat-alat lain yang dihubungkan secara bersama oleh sebuah sistem komunikasi.

4.    Sumber daya data (Data resource)

Kegunaan data untuk menjalankan sebuah transaksi antara perusahaan dengan seorang klien kemudian dikemas menjadi sebuah database, yakni Sekumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari database tersebut.

5.    Sumber daya jaringan (Network resource)

Setelah kita mengetahui perangkat keras, perangkat lunak, maka selanjutnya kelompok kami akan menjelaskan apa itu Sumber daya jaringan , yang kami ambil dari sebuah buku yakni: Sumber Daya jaringan( Network resource) adalah Salah satu Komponen yang menyusun Sistem informasi yangterdiri dari:

a. Media komunikasi : kabel UTP.coaxial, fiber-optis, dan cellular

b. Pendukung jaringan berupa berbagai perangkat keras, perangkat lunak, dan data tehnologi yang diperlukan untuk mendukung penggunaan dan operasi sebuah jaringan komunikasi.

D.  Referensi Sistem Informasi Law Firm

       Sebuah law firm harus senantiasa memberikan layanan (service) yang handal kepada klien. Sebisa mungkin informasi yang dibutuhkan klien selalu tersedia dalam waktu yang cepat. Jadi, pengelola firma hukum harus tahu informasi apa saja yang dibutuhkan, tahu tujuan membangun sistem informasi itu, serta mengelola harapan (managing expectation) baik hasil maupun kinerja sistem informasi.

       Profesi pengacara sebenarnya belum tentu lebih dahulu mengenai kasus dan hukum dibanding orang lain. Cuma, acapkali advokat lebih tahu dimana menemukan hukum dan celah-celahnya. “Siapapun dapat membaca dan memahami suatu peraturan, namun hanya advokat yang dapat menemukan hukum dari beragam peraturan, yurisprudensi maupun doktrin.

       Oleh karena itu sudah saatnya sebuah law firm harus memiliki sebuah sistem informasi yang terintegrasi dengan baik, serta bukan hanya dapat membantu tapi juga memudahkan law firm itu sendiri maupun para klien yang membutuhkan informasi apapun terkait hukum. Law firm juga tidak boleh kalah dengan perusahaan-perusahaan dibidang lain yang sudah banyak membuat sebuah sistem informasi yang terpadu dan terintegrasi dengan baik. Dalam sistem informasi tersebut mereka sudah menyediakan data-data dan informasi-informasi terkait perusahannya dengan sangat valid sehingga memudahkan siapapun yang ingin mengetahui, atau ingin berhubungan dengan perusahaan tersebut.